Si quieres estar al día en lo que se refiere a la organización de ferias virtuales, no te pierdas nuestra experiencia organizando la primera gran feria virtual de las Islas Baleares: Balearic Yacht Show.
La pandemia ha supuesto un cambio de modelo en el diseño y organización de eventos físicos o virtuales. Actualmente, y en un futuro próximo, la producción de eventos estará sujeta a una nueva mentalidad donde la seguridad es prioritaria y, por ello, muchas empresas optarán por opciones híbridas.
Hoy en día, somos conscientes de la verdadera importancia y el enorme poder de influencia que caracteriza al mundo digital. Por ello, en nuestra agencia de Marketing apostamos por la incorporación de las nuevas tecnologías en los diversos modelos de negocio. Y nuestra forma de demostraros que funciona es invitaros a comprobar con nosotros la manera en la que se han superado nuestras expectativas en la organización, producción y realización de una de las primeras ferias virtuales multitudinarias de nuestro territorio, celebrada el pasado mes de noviembre: Balearic Yacht Show.
Una vez adjudicado el concurso de desarrollo tecnológico, el 17 de septiembre de 2020 se presentó Balearic Yacht Show, con fecha de celebración del 18 al 20 de noviembre del mismo año. La feria contó con 150 Stands, más de 40 conferencias, zona de exposición de producto, mapa clickable, sección de información de empresas, conferencias keynotes, eventos privados empresariales y eventos de Networking, como elementos de configuración base de la feria.
Objetivos de Balearic Yacht Show
Los objetivos planteados por Balearic Yacht Show reflejan nuestra personalidad y son básicos para fundar una base de estrategia empresarial. Algunos de ellos fueron:
- Asegurar la celebración del evento en un entorno sólido y versátil y en un marco sanitario seguro.
- Captar nuevos visitantes y expositores que no pueden viajar y quieren tener presencia y desarrollar su negocio. Ofertar diferentes Stands en base a la contratación realizada por los expositores. (Básico, Premium, Plus o Platino).
- Garantizar un área personalizada de usuario con agenda, visitas o recomendaciones.
- Crear contenido relevante para aumentar la visibilidad de la feria en buscadores y mejorar engagement.
- Fidelizar a través de los canales establecidos.
- Fomentar la presencia híbrida creando un altavoz adicional para los expositores.
- Innovar y potenciar la incorporación de socios a un cluster sectorial.
- Ofrecer una plataforma 365.
Plataforma sólida. Después de la cancelación de varios eventos náuticos internacionales, fue el momento de crear un nuevo formato de evento virtual y así situar a Baleares aún más en el epicentro del sector náutico. Para ello, el apoyo de una sólida multinacional de IT fue fundamental. Trifork es una multinacional danesa que ofrece servicios tecnológicos y soluciones de software a gobiernos, empresas y proveedores. Desde 1997, cooperan en programas de software para desarrollar eventos virtuales a nivel internacional, como QCon London, GOTO Conferences y desde noviembre de 2020 trasladaron su experiencia a nuestro territorio en Balearic Yacht Show.
Comunicación. Si bien contar con una potente plataforma tecnológica es fundamental, la comunicación con las empresas en una feria virtual es imprescindible y a la vez distinta a la de las ferias presenciales. La organización del Balearic Yacht Show se caracterizó por una estrecha relación entre colaboradores, ponentes y propietarios de Stands, con diversas sesiones de formación y reuniones para explicar el funcionamiento de la plataforma y la manera en que las empresas interactuarían en la feria. Al ser una de las primeras ferias virtuales que se llevaban a cabo, los colaboradores requerían conocimiento y una base concreta sobre el funcionamiento de la misma.
Equipo cohesionado. Disponer de un equipo interdisciplinar y eficiente permitió la emisión del evento sin fisuras tecnológicas y logísticas. Contamos con profesionales en la organización de eventos virtuales, profesionales de apoyo en cada sesión, especialistas en soporte informático y profesionales del Marketing digital. También contamos con ponentes de excepción y profesionales reputados del sector, lo cual es sinónimo de garantía de calidad.
Difusión. Si bien es cierto que la feria presencial acoge a asistentes que viven la experiencia in situ, Balearic Yatcht Show llegó a miles de personas interesadas en el sector náutico y permitió, una vez acabado el evento, la difusión de ponencias y mesas redondas emitidas, llegando así más lejos y a más personas.
Presupuesto. Aunque es innegable la experiencia humana y la socialización en una feria presencial, la disminución del presupuesto necesario (en comparación con una feria presencial) para la organización de la feria virtual Balearic Yacht Show nos permitió contar con un plató, la logística necesaria, ponentes de lujo, emprendedores y profesionales reputados del sector náutico. ¡Desde aquí gracias todos por su participación, profesionalidad y gran puesta en escena!
Instituciones gubernamentales. Finalmente, para que una feria virtual tenga éxito, es fundamental el papel de las instituciones gubernamentales. Balearic Yacht Show ha contado con un apoyo institucional de peso: la Cámara de Comercio de Mallorca y Balearic Marine Cluster. Además todas y cada una de las Asociaciones náuticas locales y nacionales participaron activamente. Asimismo Ayuntamientos, Concejalías, Gobierno local, Autoridad Portuaria, Ports, Salvamento Marítimo,… más de 30 instituciones que jugaron todas y cada una de ellas un papel esencial.
Con casi 3.000 asistentes, más de 40 ponencias y 110 ponentes, 36.000 visitas a los stands empresariales, 1.823 entradas, de las cuales 561 fueron VIP, 11 acuerdos nacionales y 15 internacionales firmados, apoyo de campañas en RRSS, cifra superior a 1.148.000 impactos en medios, una tasa de +60% de apertura media de Emailings, 255 publicaciones en prensa; Balearic Yacht Show fue un éxito en cuanto a participación, difusión y calidad del evento.
Si estás interesado en conocer más sobre nuestra experiencia, ponte en contacto con nosotros. Te leemos en comentarios.
